La propuesta de Victor Carreau, reuniones cortas y más productivas

Fundada en 2016 por tres emprendedores —Victor Carreau, Maxime Albertus y Nicholas Findling—, Comet Meetings es un actor pionero en el futu­ro del trabajo. Su ambición es revolucionar los momentos de reunión y colaboración en las empresas combinando un entorno de trabajo excepcional con una gama de servicios hoteleros innovadores. La expe­riencia Comet Meetings está diseñada para estimular la cohesión, el rendimiento y el bienestar del equipo. Con más de 400.000 clientes desde su creación, apoya empresas de todos los tamaños y se ha con­vertido en un actor fundamental para diseñar el futuro del trabajo e impulsar la evolución de la nueva oficina.

A usted se le conoce como el gurú que ha reinventado las reuniones de trabajo con Comet Meetings, la startup que eleva a la categoría de ciencia las reuniones. ¿De verdad ha encontrado la fórmula perfecta en este ámbito?

No me considero un gurú, sino más bien hago parte de un equipo de científicos especializados en nuestro día a día: en Comet observamos y desafiamos el sta­tu quo, diseñamos y probamos nuevas soluciones ba­sadas en nuestras creencias y afirmaciones. Teniendo esto en cuenta, trabajamos en la mejora continua. Las reuniones y la vida en equipo se basan en las perso­nas y, el modo en el que viven cambia cada día: obser­vemos y adaptemos. Partiendo de esta base, acogemos con satisfacción las reuniones, pero también en un ámbito más amplio que incluye sesiones de formación, creación de equi­pos, brainstorming, juntas ejecutivas, etc.

Nuestros clientes no vienen a trabajar solos a nuestros locales, sino a compartir un día o medio día con otras personas. Aunque estamos mejorando continuamente la rece­ta, creo que ya hemos encontrado los tres ingredien­tes claves que componen lo que usted llama “la fórmu­la perfecta”: lugares bien situados y de diseño, servicios hoteleros de alto nivel y una perfecta transparencia de costes con nuestros clientes.

Su lema es Meeting is the new office. Me recuerda un viejo aforismo periodístico: el medio es el mensaje. ¿Hasta qué punto es más importante el continente que el contenido?

Para ser sinceros, no consideramos que el continen­te sea menos importante que el contenido. Pero somos humildes y, cuando lanzamos Comet en 2016, empe­zamos ofreciendo a los clientes lo que podíamos ma­nejar, es decir, el continente, o mejor dicho, el lugar de celebración. Ahora que tenemos más experiencia —hemos acogido más de 20.000 eventos y recibido a 500.000 visitantes durante un día o medio día—, trabajamos para compartir nuestra ex­periencia sobre contenidos y técnicas para poner en valor esos contenidos.

Hemos acumulado lo suficien­te para reconocer los contenidos de éxito y explicar cuáles son sus trucos. Para abarcar plenamente este servicio adicional, hemos creado incluso un Evange­lista de Reuniones que se encarga de teorizar y difun­dir las buenas prácticas de reuniones. Como estamos convencidos de que no podemos asesorar a los clien­tes si no somos un ejemplo, este Evangelista de Reu­niones ha empezado primero a aplicar internamente estas normas y herramientas.

¿Todo eso no lo gestiona ya el coworking?

Los actores del coworking ofrecen soluciones para la oficina de todos los días, pero más cool. En cambio, nuestra solución en Comet Meetings se centra en reu­niones de un día que son realmente importantes.

El coworking no suele practicar enfoques a medi­da: hay reglas generales y tienes que encajar en ellas. En Comet, adaptamos y ajustamos nuestro enfoque a cada cliente. Todas sus necesidades son bastante dife­rentes y creemos profundamente que es considerán­dolas y satisfaciéndolas que lograremos ser buenos en lo que hacemos.

REUNIONES INÚTILES. Según un estudio realizado con 76 empresas por Harvard Business Review, la productividad de los empleados es un 71% mayor cuando las reuniones se reducen en un 40%. El estudio muestra que el 69% de los españoles se enfrenta regularmente a reuniones ‘inútiles’.

Producción, colaboración y socialización son los pilares básicos. ¿En qué consisten?

La mayoría de nuestros trabajos pueden subdividirse en tres categorías de tareas: producción, colaboración y socialización. Producción es cuando estás centrado en una tarea que puedes hacer por ti mismo, e incluso la haces mejor cuando estás solo en un contexto tranqui­lo. Para ello, te sentirás cómodo estando solo, en tu casa y en un ambiente tranquilo.

La colaboración es cuan­do necesitas reunirte con gente para ir más allá. Incluye todas las reuniones, incluso las más pequeñas. Puedes colaborar cuando trabajas en casa, pero te enfrentarás a límites: por encima de 5 personas y 45 minutos y la videoconferencia se vuelve menos eficaz y cómo­da para este ejercicio. Por ello, creemos que nos bene­ficia asistir físicamente a una reunión de colaboración. Y, por último, pero no por ello menos importante, la so­cialización se convirtió en una materia clave en nues­tra vida de empresa.

Insisto en «se convirtió» porque no era en absoluto un tema para nuestros padres. Hoy en día, a los empleados les interesa tener unas relaciones reales, transversales y avanzadas con sus compañeros. Este último pilar no se puede cumplir cuando se traba­ja en casa y es fundamental porque contribuye mucho a mantener el talento. Para socializar, en Comet creemos que hay que reunirse, eso es esencial.

¿Por qué una empresa en la que sus empleados no se reú­nen corre el riesgo de perder innovación y talento?

Como ya se ha explicado, estar juntos es muy relevante a la hora de colaborar y socializar. Por lo tanto, si somos capaces de colaborar e innovar a distancia, lo hacemos mejor cuando estamos juntos y ello repercute en nues­tra creatividad y nuestro sentido de pertenencia. Así, se ha demostrado que los equipos remotos generan me­nos ideas innovadoras y que tienen menos sentimiento de pertenencia a su empresa.

Además, la cultura se nutre de la experiencia de los empleados. Obviamente, la experiencia se maximiza con momentos físicos reales. La cultura y la experien­cia se encuentran entre las consideraciones más im­portantes para el talento: cada vez más las consideran antes de sopesar dejar su empresa. Cuando se adaptan y tienen un sentido de pertenencia a la cultura en la que viven, tendrán más ganas de quedarse.

Señala aspectos negativos que hay que evitar en una re­unión. ¿Cuáles son esos puntos de dolor, como usted los denomina?

Hay muchos errores comunes que no se deben come­ter al organizar una reunión, pero si tengo que seleccio­nar tres de ellos me centraré en estos tres:

ANTES: piensa dos veces el objetivo de la reunión y a quién quieres incluir. ¿Es absolutamente necesa­rio mantener una reunión o se puede hacer con tra­bajo asíncrono? ¿Son todos los asistentes útiles y re­levantes? ¿Se puede optimizar la lista?

DURANTE LA REUNIÓN: necesitas a alguien que tome notas oficialmente para todos. Todos los demás asistentes tendrán que concentrarse y dejar de te­clear en su portátil y smartphone. Al estar más con­centrados, sois más eficientes y las reuniones son más cortas. Además, puedes contar con una sínte­sis compartida y completa que incluya las acciones a emprender.

DESPUÉS: hablando de las acciones a tomar, todo el mundo debería salir de la reunión sabiendo lo que tiene que hacer y cuáles son los próximos pasos pre­vistos. Si no es así, puede que no sea pertinente in­cluirlas en ese formato.

Afirma que, a veces, el secreto es que, en realidad, la reu­nión no es necesaria. ¿A qué se refiere?

La encuesta de Harvard Business Review que publicamos el pasado mes de septiembre, muestra que el 69% de los españoles considera que se enfrenta a reuniones inútiles. El 66% incluso es invitado a reuniones ¡sin sa­ber por qué!… En Comet defendemos profundamente la idea de reunirse menos, pero mejor. Creemos que es necesario limpiar nuestra agenda para distribuir mejor nuestro valor añadido. También estamos con­vencidos de que las reuniones realmente importantes hay que abrazarlas de verdad e invertir tiempo y ener­gía en ellas.

BIG IDEAS. Tras una carrera como consultor de estra­tegia en Mc Kinsey & Company, Victor Carreau, exalumno de HEC París, se unió al think tank PJXl0 entre otros grandes referentes del mundo emprendedor francés, como Pierre Koscius­ko-Morizet (ex Price­minister) y Jean-Ro­main Lhomme (ex Colony Capital). Tras investigar numerosos sectores para identi­ficar las ‘big ideas’, de las startups exitosas, se unió a Maxime Albertus y Nicholas Findling en 2016 para fundar Comet Meetings.

Identifica cinco dimensiones para que una reunión tenga éxito. ¿Cuáles son?

Hemos reunido 60 consejos para impulsar una buena reunión en nuestro Comethod. Entre ellos, si tengo que seleccionar solo cinco, serían

¿Es posible viajar por lugares paradisíacos sin salir de la sala de reunión?

Uno de nuestros puntos fuertes es el diseño de nuestras sedes. Nuestro equipo interno trabaja muy duro no solo para encontrar edificios de primera calidad y alto nivel, sino también para adaptarlos completamente con un profundo sentido del confort, el diseño y la ergonomía. Todas nuestras sedes tienen un hilo conductor temáti­co.

En Madrid, hemos elegido abrir nuestro local justo enfrente del Retiro, que es un lugar absolutamente em­blemático para todos los habitantes (¡y los turistas!). Por eso hemos trabajado con un socio local –el estudio de arquitectura Madrid in Love– para personalizar nuestro local como el reflejo perfecto de todas las característi­cas históricas, encantadoras y típicas del parque: incluso hemos traído un árbol y hemos encontrado un barquito reformado. Hacemos todos estos esfuerzos para brindar la mejor experiencia a nuestros clientes, para ofrecerles una escapada sin tener que recorrer kilómetros.

Si ofrece catering, un escenario perfecto y todo tipo de servicios, ¿no se corre el riesgo de que las reuniones se eternicen? ¿Cuánto debe durar una reunión de trabajo?

Hay distintos tipos de reuniones. Las diarias deben ser breves y eficaces. Suelen tener por objeto la gestión del proyecto: ¿Dónde estamos? ¿Quién se encarga de qué? ¿Qué es lo siguiente? No deben durar más de 45 minu­tos para que la gente participe.

La gente viene a Comet para reuniones en las que quieren invertir, reuniones que tienen que ser memorables. Para ello, recomendamos tomarse un poco más de tiempo para reunir a la gente, hacer que compartan una mentalidad confiada y centrada y que se sientan implicados por el tema. Lo que importa en las reuniones en Comet es tanto el contenido, lo que se decidirá o acordará, como el espíritu de equipo que se creará con todo el entorno. A diferencia del contenido, que con el tiempo se olvidará, el espíritu de grupo y el estado de ánimo seguirán vivos, mucho después de que termine la reunión.

LA NUEVA OFICINA. Comet Meetings cuenta con una decena de edificios en Francia, Bélgica y España, habiendo conseguido más de 40 millones de euros en 5 años. El objetivo es hacer de Comet unos de los principales actores del «Future of Work». Su convicción se resume en el lema «Meeting is the new office», donde la oficina del futuro es la de la colaboración y socialización. Con la irrupción de la pandemia la empresa ha acelerado desde marzo de 2022 el desarrollo de su segunda actividad, Hospitality by Comet. Con más de 400.000 m2 de oficinas con servicios para terce­ros, Comet acompa­ña a los dueños de locales corporativos para transformar sus espacios en activos inmobiliarios que res­ponden a las nuevas tendencias y necesi­dades del siglo XXI.

Pondera, asimismo, los beneficios del afterwork. ¿Qué aporta?

Organizar un afterwork puede tener diferentes obje­tivos: recompensa, networking, dinamización, etc. La ventaja de este formato es que podrás perseguir estos objetivos en un contexto cómodo y relajado. Será efi­ciente, pero también una experiencia agradable. Si nos remitimos a nuestros pilares, el afterwork está dedica­do sobre todo a la socialización: ayuda a mantener con­versaciones y a establecer relaciones en un contexto distendido. Tus invitados tendrán en cuenta los esfuer­zos que has hecho para que se sientan especiales, ya sean tus clientes, tus accionistas o tus empleados.

Constatan que la productividad se incrementa de manera inversamente proporcional al número de reuniones. ¿No va contra sus intereses?

Nuestro propósito es aportar satisfacción a nuestros clientes, pero también a los grupos de interés que ellos quieren reunir. Trabajamos duro para ello y queremos que esta experiencia sea increíble para todos ellos. Para lograr este propósito, necesitamos que los clientes y sus invitados estén alineados con el momento que han compartido y no lo estarán si no es una reunión rele­vante y de calidad. Preferimos que se sientan satisfe­chos por nuestro servicio una vez cada trimestre a que se aburran una vez cada semana en nuestros locales.

¿El futuro de las oficinas será una sala de reunión?

En cierto modo, esa es nuestra mayor creencia: ¡la re­unión es definitivamente la nueva oficina! En Comet, pensamos que la hibridación laboral nos llevará a tra­bajar desde distintos lugares en función de las tareas que queramos completar. Así, ir a la oficina no será de­finitivamente algo de cinco días a la semana, sino que será para tareas de colaboración y socialización.

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